نحوه نوشتن گزارش برای کار

در این مطلب به بررسی و آموزش نحوه نوشتن گزارش برای کار  خواهیم پرداخت و در کنار توضیحات دو مثال کاربردی نیز در ادامه بیان شده است.

گزارش های تجاری اغلب بخشی مشترک از مسئولیت های کاری بسیاری از افراد است. چندین نوع گزارش کار وجود دارد که ممکن است از شما خواسته شود که آنها را بنویسید، از جمله گزارش های کاری روزانه، گزارش های فروش و تجزیه و تحلیل. در حالی که هیچ فرمت مشخصی برای نوشتن گزارش کار وجود ندارد، مراحل خاصی وجود دارد که می‌توانید برای اطمینان از ایجاد مؤثرترین و حرفه‌ای‌ترین گزارش ممکن انجام دهید.

گزارش کار چیست؟

گزارش کار یک سند رسمی است که اطلاعاتی را در مورد یک موضوع خاص مرتبط با جنبه ای از شغل شما مورد بحث قرار می دهد. بیشتر گزارش های کاری به مخاطب خاصی مانند یک مدیر ارسال می شود. بسته به نوع گزارش کار، ممکن است یک گزارش مختصر به شما داده شود که به تشریح مواردی که باید در گزارش خود بگنجانید، ارائه شود. بیشتر گزارش ها باید در قالبی ساختاریافته نوشته شوند تا به وضوح آنچه را که گزارش سعی در انتقال آن دارد نشان دهد.

گزارش کار معمولاً شامل مواردی مانند مقدمه، موضوع، هدف و اهداف، روش کار، نتایج، نتیجه گیری و پیشنهادات است. این گزارش ها می توانند در مواقع مختلفی مورد استفاده قرار گیرند، مانند گزارش روزانه کاری، گزارش پروژه، گزارش بودجه و غیره.

به طور کلی، گزارش کار باید اطلاعات دقیق و صحیحی را ارائه کند تا مخاطبان به راحتی بخوانند و درک کنند. علاوه بر این، گزارش کار باید به طور موشکافانه تحلیل شده و واقع بینانه نوشته شود تا به ارائه تصمیمات بهینه برای موضوع مورد بحث کمک کند.

در نهایت، گزارش کار باید به صورت حرفه ای طراحی شده و به زبان مناسب و فنی نوشته شود. اطلاعاتی که در گزارش قرار می گیرد باید قابل اعتماد و قابل اثبات باشد تا بخواننده بتواند به صورت واضح به نتیجه و پیشنهادات رسیدگی کند.

آموزش نوشتن گزارش کار

نحوه نوشتن گزارش کار موثر نیاز به تمرین دارد و به مهارت های ارتباطی خوب نیاز دارد. هرچه گزارش های بیشتری بنویسید، کارآمدی بیشتری در نوشتن آنها خواهید داشت. برای نوشتن گزارش حرفه ای در محل کار می توانید مراحل زیر را انجام دهید:

۱. مخاطبان خود را شناسایی کنید

دانستن اینکه چه کسی گزارش شما را می‌خواند، گام مهمی در تعیین نحوه قالب‌بندی گزارش، مواردی که باید در آن گنجانده شود و لحنی که باید هنگام نوشتن آن استفاده کنید، است. به عنوان مثال، اگر شما در حال نوشتن یک گزارش فروش برای مدیر خود هستید، آیا شخص دیگری گزارش را می خواند؟ اگر در حال تهیه گزارش تجزیه و تحلیل کسب و کار هستید، آیا بالاترین شما گزارش را می خوانند یا فقط سرپرست فوری شما؟ مشخص کنید که چه کسی گزارش شما را خواهد خواند و گزارش را به این افراد خاص ارائه دهید.

۲. تصمیم بگیرید که کدام اطلاعات را درج خواهید کرد

پس از تعیین اینکه مخاطبان شما چه کسانی هستند، باید روی شناسایی هدف گزارش خود تمرکز کنید تا تصمیم بگیرید چه اطلاعاتی باید گنجانده شود. اگر می‌دانید چه کسی گزارش را می‌خواند، می‌توانید در مورد آنچه که انتظار دارند ببینند سؤال کنید. اطلاعاتی را انتخاب کنید که واضح‌ترین تصویر را از آنچه می‌خواهید منتقل کنید ارائه کند.

به عنوان مثال، اگر در حال نوشتن یک گزارش فروش هستید، ممکن است در گزارش شما نیاز باشد که اطلاعاتی در مورد اینکه آیا اهداف فروش برآورده شده‌اند، محصولات و خدماتی که بیشترین فروش را دارند، چالش‌هایی که شما یا تیمتان با آن مواجه هستید و پیش‌بینی فروش شما برای فروش بعدی باشد. ماه یا سه ماهه

۳. گزارش خود را ساختار دهید

هنگام نوشتن گزارش، باید ساختار آن را به گونه ای تنظیم کنید که به راحتی قابل خواندن و هضم باشد. در حالی که هر گزارش در بخش هایی که باید بگنجانید متفاوت خواهد بود، می توانید هنگام نوشتن گزارش خود از اجزای گزارش زیر به عنوان راهنما استفاده کنید:

عنوان یا صفحه عنوان

چکیده/خلاصه اجرایی که به طور خلاصه محتوای گزارش شما را شرح می دهد

فهرست مطالب (اگر گزارش بیش از چند صفحه باشد)

مقدمه ای که هدف شما از نوشتن گزارش را توضیح می دهد

پاراگراف بدنه ای که در آن اطلاعاتی را که به همراه گزارش منتقل می کنید درج می کنید

نتیجه گیری یا توصیه بسته به هدف گزارش

۴. از زبان مختصر و حرفه ای استفاده کنید

هنگام نوشتن گزارش باید سعی کنید از زبانی واضح و مختصر استفاده کنید. سعی کنید موضوع را تا حد امکان واضح و سریع بیان کنید و از زبانی ساده و در عین حال حرفه ای استفاده کنید. در صورت امکان از به کار بردن جملات «کرکی» یا لفظی خودداری کنید. به‌عنوان مثال، به جای گفتن «به‌روزرسانی منظم صندوق ورودی‌تان برای به‌روز ماندن در مورد ایمیل‌ها، ممکن است مفید باشد،» می‌توانید بگویید «به طور منظم صندوق ورودی خود را تازه‌سازی کنید».

۵. گزارش خود را تصحیح و ویرایش کنید

تصحیح گزارش کار شما یک گام اساسی در فرآیند گزارش نویسی است. این به شما این فرصت را می دهد که مطمئن شوید نوشته شما تا حد امکان حرفه ای است و قبل از ارسال آن اشتباهات را تشخیص دهید. تصحیح همچنین به شما این امکان را می دهد که هرگونه اطلاعات غیر ضروری را حذف کنید و مطمئن شوید که گزارش شما تا حد امکان کارآمد و موثر است.

پس از پایان نوشتن گزارش، قبل از اینکه آن را تصحیح کنید، آن را برای یک ساعت یا بیشتر کنار بگذارید. این به شما این امکان را می دهد که به گزارش به شیوه ای تازه نگاه کنید و اشتباهاتی را که ممکن است قبلاً ندیده اید، تشخیص دهید.

الگوی گزارش کار استاندارد

در زیر الگویی است که می توانید هنگام قالب بندی گزارش کار از آن استفاده کنید:

[نام پروژه]

[تاریخ]

[تهیه شده توسط: نام و نام خانوادگی شما]

[نام شرکت]

]خلاصه یا چکیده اجرایی: از این بخش برای یادداشت نتیجه‌گیری یا توصیه‌هایی که در گزارش ارائه خواهد شد استفاده کنید. همچنین باید مهم ترین ایده های مطرح شده در گزارش را نیز درج کنید. اگر در حال نوشتن گزارش کار روزانه یا گزارش پیشرفت هستید، لازم نیست این بخش را وارد کنید[

]مقدمه: مقدمه شما باید دو تا چهار پاراگراف باشد که خلاصه ای از آنچه در گزارش پوشش می دهید و همچنین دلیل نوشتن گزارش شما باشد. هنگام نوشتن مقدمه تا حد امکان دقیق و مختصر باشید تا خواننده بتواند به وضوح بفهمد که در گزارش شما چه خواهد یافت. برای گزارش‌های روزانه یا پیشرفت، مقدمه شما فقط باید چند جمله باشد که جزئیات کاری را که تکمیل کرده‌اید و برنامه‌ای که در آینده روی آن کار می‌کنید، باشد[

]بدنه: برای متن گزارش خود، باید بر جزئیات اطلاعاتی که می خواهید منتقل کنید تمرکز کنید. شما می توانید نتایج، نتیجه گیری و یافته هایی را که در رابطه با یک پروژه انجام شده است، درج کنید. برای گزارش‌های روزانه یا پیشرفت، دستاوردهایی را که به دست آورده‌اید یا وظایفی را که انجام داده‌اید درج کنید[

] توصیه‌ها: در این بخش، باید توصیه‌های خود را بر اساس نتیجه‌گیری یا نتایج یک پروژه یا مشکلی خاص را حل کنید. به عنوان مثال، ممکن است به عنوان یک توصیه بنویسید: « هر هفته یک ساعت برای آموزش کارکنان به کتابچه راهنمای جدید اختصاص دهید ». برای گزارش روزانه یا پیشرفت، می‌توانید اهداف یا وظایف بعدی خود را در این بخش فهرست کنید[

[نتیجه‌گیری: گزارش خود را با جمع‌بندی یافته‌ها یا نتایج مورد بحث و تکرار مهم‌ترین توصیه‌ها به پایان برسانید[

نمونه گزارش کار

در زیر نمونه‌ای از گزارش کار است که می‌توانید هنگام نوشتن گزارش خود در محل کار از آن به عنوان راهنما استفاده کنید:

 5 بهمن  14XX تهیه شده توسط: شرکت ABC

سالی اسمیت

این گزارش به منظور ارائه به روز رسانی در مورد پروژه XYZ است که قرار است در ۵ اسفند باشد. این پروژه منجر به ایجاد یک کتابچه راهنمای جدید برای کارمندان می شود که شامل قوانین و مقررات به روز شده و همچنین افزایش مصوب زمان مرخصی است. این کتابچه راهنما برای افزایش آگاهی کارکنان از انتظارات محل کار و همچنین آگاه کردن آنها از مزایای جدیدی که اخیراً اجرا شده است، کار خواهد کرد.

خلاصه کارهای انجام شده:

از این تاریخ، من موارد زیر را برای پروژه XYZ تکمیل کردم:

*تمام اطلاعاتی را که در دفترچه راهنما با مدیریت بالا و منابع انسانی وجود دارد تأیید کرد

*پیش نویس فهرست مطالب

*طرح بندی قالب بندی شده کتاب راهنما

*12 صفحه اول کتاب راهنما را تالیف کرد

وظایفی که باید تا ۱۲ بهمن 14XXانجام شوند:

*پنج صفحه دیگر از کتاب راهنما بنویسید.

*تمام صفحاتی که تا این تاریخ تکمیل شده اند را تصحیح و ویرایش کنید.

*از مدیر منابع انسانی بخواهید محتوای کتاب راهنما را برای اطمینان از صحت مطالعه کند.

نتیجه

پروژه XYZ در مسیر تکمیل تا تاریخ برنامه ریزی شده قرار دارد. این پروژه در حال حاضر هیچ مانع یا مشکل آشکاری ندارد، اما در صورت بروز به سرعت به آنها رسیدگی خواهد شد.